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【大安発行】 面倒な出面管理の解決策

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大安吉日発行  ミ┃ヤ┃シ┃ス┃の┃メ┃ル┃マ┃ガ┃ 2014
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━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ Vol.26-24 2014.12.5 ━━━

こんにちは。ミヤシステムの宮脇エリです。

すっかり寒くなりました。寒さが増すにつれて「忙しくなるなー」と感じます。
これから年度末まで、安全にそして工期内に利益の出せる現場管理を
めざしていきましょう

本日のテーマ: 建設業の出面(でづら)管理をいかに楽にするか

 

設業の出面管理は欠かせないもの。
特に繁忙期にもなると毎日現場に直行し、ぎりぎりまで作業して直帰するとい
う職人さんも多く 事務員さんや監督さんは集計が面倒になります。

一般企業のように特定の場所で働くわけではないので、ホワイトボードに
人員配置などを予定し、手書きの日報で監督さんが報告する・・という
形態で昔から把握している会社が多いようです。

☆今日は、日報を手書きからシステム入力するときのデータ作成の
ポイントをご紹介します!

出面管理が面倒になる問題点:

1,職人さんが複数の現場に行った場合の問題点として、監督Aさんと監督Bさん
が会社に報告した時間を集計した時間合計が実際と合わない

→ 給料計算にかかわるので、事務員さんは何が正しいのかを再確認しなけ
ればならない
→ 現場が忙しい場合に、後日確認しようとしても正確な情報がわかりづらく
最終的には、職人さんからも報告をしてもらわなければいけない
→ 現場にかかわる人数が多いので、監督さんも確認に時間がかかる

<解決策>

「現場ごとの人員作業時間」と「職人ごとの作業時間合計」が同時に確認できる
仕組みをつくる

表計算ソフト(EXCELなど)を利用する、日報管理ソフトなどに入力する・・
どちらの場合も 「現場ごと」「職人ごと」に入力してすぐに確認できるように
しましょう。後日の確認は、特に手間がかかります。

入力してすぐに管理できる仕組みを作りさえすれば、手間が減ることは確実です。
同じ作業をする時も、最大の成果をだせるものを選択しましょう。

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2,提出書類ごとに必要な情報が異なり、 ひとつの出面を参考に同じ情報を
その都度作りなおしている

→現場検査書類、建設業退職金共済書類などで必要な項目が違う

<解決策>

1現場単独、職人単独でも出面をいつでも印刷できる準備を行っておく

手書きを情報化する最大のメリットは、様々な書式に変換できたり集計方法を
変更できることです。それができないようであれば、手書きを清書するだけの
ものとなってしまい、「手書きのほうが早い」ということになりかねません。

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3,せっかく 日報で出勤状況を報告しているのに出面を作成する時間が無駄。

→ 日報も出面も建設業では必ず必要なもの。一度に作成したい

<解決策>

日報を入力することで、出面が自動作成される仕組みを作りましょう。
コスト管理を行なうには、ある程度の知識やステップが必要ですが、出勤管理は
これまでも行ってきたことです。パソコンを上手に使い「手間を減らす」
「入力された情報を活用する」という視点で取り組んでみてください。

日報入力すると、今まで面倒だった出面管理は驚くほど楽になります
(ならなければ、仕組みを見直しましょう)
弊社のソフトでもそれを理解するまでに要する時間はわずか10分。

ひとつの仕事を、皆が使える情報に変換する仕組みを整えること
>>>利益のだせる会社へと変化をする秘訣です。

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編集・執筆  宮脇 恵理
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