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パソ魂(コン)入門

―パソ魂入門 NO.02― メール 使いこなそう

2009.04.30 大分建設新聞

土建屋のためのパソ魂入門 ―NO.2―




メール 使いこなそう
メール利用によるトラブルの解決方法などをわかりやすく説明。
メールの仕組みもわかりやすく解説。


以下、記事内容抜粋。


土建屋のための
I(いいこと) T(たくさん)パソ魂(こん)入門<2>

メール使いこなそう

今や仕事でのメール利用は不可欠になりつつあります。相手に連絡事項や資料を瞬時に届けることができるので非常に便利です。ファックスや郵便よりも便利です。しかし「送りました」「届いてませんよ」など、トラブルが多いのも事実です。まるで「白ヤギさんと黒ヤギさんのお手紙」のようなかみ合わないやりとりをよく耳にします。
メール、ファックスや郵便とは全く違う仕組みでやりとりしています。メールは、手元のパソコンに直接届くのではありません。契約しているインターネット接続会社のメールサーバー(私書箱のようなもの)に届くだけです。これを手元のパソコンから、IDとパスワードを使って取りに行ってるのです。メールを送る場合も、まず自分の私書箱に届けて、そこから相手の私書箱に届くのです。この2つの私書箱の間には「郵便屋さん」がいません。近くのサーバーからサーバーへと、まるでボランティアのバケツリレーのように送られるのです。だから途中でバケツからこぼれるような事故もあります。盗み見される恐れもあります。送っても届かない場合、たいていエラーメールというお知らせが送り主に届きます。英文ですが、相手から「届いていない」と連絡があったら、自分宛にエラーメールが届いてないかチェックしましょう。
エラーメールはタイトルにerrorやreturnの文字があります。そして本文中にエラーの原因が書かれています。本文にunknownの単語があれば、アドレスの入力間違いです。fullの単語があれば、相手の私書箱が満杯で送り返されてきていますので、相手に「サーバーにメールを残さない」設定にしてもらいます。toolargeの場合は、添付した写真など、データ量が大きすぎますので、分けて送りましょう。
メールに限らず、トラブルから脱するためには、まず落ち着いて原因を探ることが大切です。「白ヤギさんと黒ヤギさん」のままでは仕事は進みません。慣れれば、的確に対処することができます。


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