実行予算会議(2)

　実行予算会議を開催するにあたりどのように進行すれば良いのでしょうか。現場を段取りする者が行うべきだと私は思います。

　しかし、職長の立場でデスクワークを行わない現場責任者の場合、予算作成は別の人が行いますが、その場合は事前に段取りと予算の整合性を両者で話し合ったうえで予算作成を行っておかなければなりません。

　最近は非常に少なくなりましたが、「段取りは任せろ」しかし「面倒なデスクワークは嫌だ」では困るのです。ITの普及によりパソコンは苦手だが、現場の技術はベテランといった方がたくさんいます。大事なことは社内のチームワークです。

　パソコンの得意な現場経験の浅い若手社員が、ベテラン技術者から段取りを教えてもらいながらパソコンで実行予算を一緒に作成すればお互いに勉強できます。実行予算会議で大切なことは会社を経営するために必要な利益がきちんと計画されているのかという視点ももちろんですが、どのように作成されているかという「根拠」がとても重要だと思います。会社が変われば社長も違い、社長が変われば考え方も違うように現場のコスト管理における考え方には電子納品のようなルールはありません。

　そこで皆さんが会社の社長という立場で提出された予算書の作業ごとの施工単価だけが明記されていたとします。施工は自社の直営です。受注単価と比較した予算単価であれば高いのか安いのかはすぐに理解できますが、「この単価で本当にできるのか？」については分からないはずです。そこで根拠である歩掛りが重要になってくるのです。

　予算会議では現場責任者いわゆる段取りを行う者に、どのような工程と段取りで、どのような人数、機械、経費、材料、外注の構成で、どれだけの施工量を行うのかという歩掛り（施工単価の根拠）を説明してもらうことをお勧めします。人前でプレゼンすることに抵抗はあるかもしれませんが、実際に現場で作業員の方たちに自分の考えを伝えなければなりません。コミュニケーション能力の向上といった意味でも人材育成のための教育として捉えてみてはいかがでしょうか。

　余談ですが、民間工事の受注営業でiPadなど最新機器に施工実績の写真を入れアプローチブックとしてプレゼン営業する土建屋さんもいるように、これからの現場技術者はアピールの技術力も重要になるでしょう。予算の根拠について歩掛りや段取りがとても重要と話しましたが、そのような工程管理能力の向上やコミュニケーション力など現場技術者の人材育成がこれからの建設経営に重要な役割を占めていると感じます。

実行予算会議(1)

「早期着工、早期完成」この言葉から何を想像しますか。一日でも早く着工し、工事前半の出来高をうまく延ばすことができれば工事完成にも明るい兆しが見え、工事の中盤戦から完成にまた一つ強い気持ちでチャレンジできると思います。

　早期着工を実現するためにはもちろん、会社からのゴーサインが必要です。しかし実際の受注後の様子を見ると現場担当者は施工計画書など発注者に対する書類作成が同時進行したあげく提出に追われ、会社経営に必要な予算がついつい煩雑になるケースが見受けられます。

　工事を受注したその日から最短期間でそのスタートラインに立ち、気持よくスタートを切るためには普段から着工前に必要な作業をまとめ、社内で共有しておくことも重要なポイントです。

　また、対外的な交渉には日数がつきものですので上手に期限設定するなどして自らの段取りで交渉を進められる工夫も必要ではないでしょうか。自社施工やたとえ外注管理であっても最短期間で工事を着工することに力を注げばこれまで以上に経費削減や利益率アップのヒントが見えてくるはずです。そのためには「できることの見直し」からスタートしてみてはいかがでしょうか。

　開催時期についてですが、現場担当者からの完璧な予算が提出されるのを待つのではなく、受注したその日から一日でも早い日程で、まずは１回目の予算会議を開くことです。もちろんここでも事前に期日を決めておかなければなりません。

　実は私にとって一番譲れないことがこの「一日も早い予算会議を開くこと」です。工事規模にもよりますが、地方公共工事を中心に行うAランク元請け会社を例に、1億以下の工事で例えますと一週間程度で第１回目の予算会議が行えるとベストだと思います。

　なぜこの１回目を急ぐかというと「もうかるのかもうからないのか」「どれぐらいもうかるのか」「何がウエートを占めるのか」「外注や材料費率はどうなのか」など最初は大ざっぱですが、あらゆる角度からその現場の利益のポイントが見え、予算に対しての対策や方向性が徐々に明確化されるからです。「一日も早い予算会議を開くこと」で現場を任される監督さんの不安も会議に参加してくれた社長や上司、同僚からのアドバイスやノウハウで大きく解消されるはずです。

　時間を掛ける必要はありません。大事なことは経営者も監督さんも不安な時間を少しでも減らし、社内の力を結集し、新たに始まる工事に全力で立ち向かうことが、より良い結果へとつながるのです。

実行予算の大切さ

　実行予算とは工事を完成させるために必要な費用を計算したものです。必要な費用とは工事を受注し、準備段階から施工期間中、工事完成に至るまでの間にその工事に必要とされる予定のコスト（原価）を表します。

　また、会社の運営に必要とさえる一般管理費など直接的工事には関与しないものも実行予算に組み込むケースがありますが、それらは企業ごとの考えですので、異なって当然です。

　いずれにせよ工事でどれぐらいの利益が出るのかを計算して管理しようとしているのです。実行予算とはその企業やそこで従事される方々が安心して経営や生活をする意味において、今の時代はとても重要な役割を占めていることを理解する必要があります。いくら費用がかかるのか分からないでは困るのです。実行予算の作成方法を学ぶ前に、なぜ、実行予算が必要なのかを理解していただくことに力をそそぐことで作成方法の修得ももちろんですが、現場におけるコスト意識の改革につながるといえます。現場のコスト管理に関する社内研修会があっても良いのではないでしょうか。

段取りの根拠

　では、実際に実行予算を作成する人は一体誰が良いのでしょうか。やはり現場の先陣で旗を振り、段取りを行う現場責任者自らが作成しなければなりません。そして自社施工による施工であればなおのこと重要になってくるのが工程計画です。

　工程とは段取りであり、その段取りに基づいた実行予算を作成しなければ工事着工後の予実の対比は難しくなることはいうまでもありません。予算作成前には現場を視察して段取りを想像するでしょう。1日にどれくらいの機械と人員を投入し、材料の搬入路はどうするといった段取りを考えるはずです。その段取りと一日当りの作業量（日進量）を考えれば自ずと工程が見えてくるはずです。

　そしてその段取りを行う現場責任者自らが予算作成を行わなければ当然段取りは見えてきません。他人が作成した予算では舵をとることができないのです。自らの目で確認し、自らの段取りで経営方針のもと予算化することが本来の実行予算、すなわち段取りの根拠と言えます。段取りの根拠である工程と予算は表裏一体であることを忘れないでください。段取りの良い監督さんや技術屋さんを育成することがコストダウンへの一つの近道だと言えます。